Kakve veze „veliko kamenje“ ima s poslom i kako pomaže u planiranju obaveza

Moćan alat koji je transformisao način na koji upravljam svojim vremenom jeste izvještaj o „Big Rocks“, o čemu je u jednom od svojih nedavno objavljenih tekstova pisao David Finkel.

Ova jednostavna, ali izuzetno efikasna metoda planiranja pomaže u postavljanju prioriteta među aktivnostima koje procjenjujete kao visoko vrijedne. Primjenom ove metode osiguravate da najvažnije zadatke završite svake sedmice.

Porijeklo koncepta „Big Rocks“

Koncept „Big Rocks“ nije nov, iako se kroz vrijeme pojavljivao pod različitim nazivima koje su mu davali business savjetnici i lideri. Izvještaj o „Big Rocks“ predstavlja alat za sedmično planiranje koji pomaže da se fokusirate na aktivnosti koje imaju najveću vrijednost za vaše poslovanje.

Ovaj koncept inspirisan je analogijom Stephena R. Coveya iz knjige The 7 Habits of Highly Effective People (1989). Covey opisuje primjer punjenja tegle velikim kamenjem, šljunkom i pijeskom. Ideja je da se prvo ubaci veliko kamenje, odnosno zadaci visoke vrijednosti, prije nego što se dodaju šljunak, koji predstavlja zadatke srednje vrijednosti, i pijesak, koji simbolizuje zadatke niske vrijednosti. Na taj način osigurava se da najvažnije aktivnosti budu završene prve.

U poslovnom kontekstu, „Big Rocks“ predstavljaju ključne zadatke i projekte koji imaju najveći uticaj na uspjeh businessa. Prepoznavanjem i planiranjem ovih zadataka svake sedmice osiguravate da su vaše vrijeme i energija usmjereni na ono što je zaista važno.

Prednosti izvještaja o „Big Rocks“

Kako bi pojednostavio ovu metodu i učinio je dostupnom svima koji razvijaju svoj business, Finkel je izdvojio nekoliko ključnih prednosti izvještaja o „Big Rocks“.

Kada svake sedmice identifikujete glavne prioritete, ostajete jasno fokusirani na aktivnosti visoke vrijednosti i izbjegavate ometanja manje važnim zadacima.

Veća produktivnost je zagarantovana jer fokus na zadatke sa velikim uticajem omogućava optimalno korištenje vremena i vodi ka boljim rezultatima.

Izvještaj o „Big Rocks“ pomaže i u efikasnom upravljanju vremenom, osiguravajući da se ključni zadaci završe na vrijeme.

Postavljanjem prioriteta kroz sedmično planiranje zadataka smanjuje se osjećaj preopterećenosti, što olakšava nošenje sa poslovnim obavezama.

Kako primijeniti izvještaj o „Big Rocks“

Primjena ove metode u poslovnoj praksi zahtijeva nekoliko jasnih koraka.

Prvi korak je identifikacija vaših „Big Rocks“. Na početku svake sedmice potrebno je odrediti jednu do tri aktivnosti visoke vrijednosti koje treba realizovati. To trebaju biti zadaci koji direktno doprinose poslovnim ciljevima i imaju značajan uticaj na uspjeh.

Nakon toga potrebno je rasporediti „Big Rocks“. U svom kalendaru blokirajte posebno vrijeme za svaki od ovih zadataka. Važno je da ove aktivnosti tretirate kao neodložne i da im posvetite punu pažnju.

Zatim planirajte ostatak sedmice. Kada rasporedite „Big Rocks“, organizujte ostale obaveze oko njih. Odvojite vrijeme za zadatke srednje vrijednosti, odnosno šljunak, i zadatke niske vrijednosti, odnosno pijesak, bez ugrožavanja prioriteta.

Jednako je važno pratiti napredak. Na kraju svake sedmice analizirajte rezultate primjene metode „Big Rocks“. Razmislite o postignutim ciljevima, izazovima s kojima ste se suočili i mogućnostima za unapređenje u narednom periodu.

Ako primijetite poteškoće u redovnoj primjeni ove metode, potrebno je preispitati pristup. Možda će biti potrebno prilagoditi raspored, delegirati dio zadataka ili redefinisati prioritete.

Primjer iz prakse

Finkel navodi da je u njegovom businessu primjena izvještaja o „Big Rocks“ bila ključna za održavanje fokusa i ostvarivanje ciljeva.

Svakog ponedjeljka odvaja vrijeme da definiše svoje sedmične „Big Rocks“. Oni mogu uključivati strateške sesije planiranja, ključne sastanke sa važnim klijentima ili važne faze realizacije projekata. Kao primjer navodi sedmicu u kojoj su njegova „Big Rocks“ uključivala finalizaciju plana razvoja novog proizvoda, pripremu za važnu prezentaciju klijentu i provođenje tromjesečne evaluacije rada tima.

Planiranjem vremena za ove aktivnosti osigurao je da dobiju njegovu punu pažnju i da budu završene u predviđenom roku.

Dodaje da je ovaj pristup pomogao i njegovom timu, jer su članovi tima bili upoznati s njegovim prioritetima i mogli su uskladiti vlastite obaveze. Rezultat su bili bolja koordinacija i efikasniji rad.

Najbolji savjeti za primjenu metode „Big Rocks“

Važno je biti realan. Potrebno je odabrati realan broj „Big Rocks“ svake sedmice, jer prevelik broj zadataka može dovesti do izgaranja i pada produktivnosti.

Komunikacija s timom je ključna. Dijeljenje prioriteta omogućava usklađenost rada i međusobnu podršku, jer svi razumiju šta su najvažniji ciljevi.

Potrebno je ostati fleksibilan. Iako je važno pridržavati se plana, treba biti spreman na prilagođavanje u slučaju pojave neočekivanih zadataka visokog prioriteta.

Na kraju svake sedmice važno je prepoznati i proslaviti postignute rezultate. Prepoznavanje napretka dodatno motiviše i pomaže održavanju fokusa na aktivnosti koje imaju najveću vrijednost za business.